Metadaten sind zugleich Segen und Fluch: Man erhält über gut definierte und gepflegte Meta-Daten viele nützliche, zusätzliche Informationen, muss diese aber auch extra eintragen. Mit SharePoint kann man diese Daten vom Nutzer nicht nur über die Oberfläche, sondern auch direkt im Office Dokument pflegen lassen. Leider hat Microsoft die Eigenschaften (Dokumenteninformationsfenster) sowohl in Office 2007 als auch in der 2010er Version ziemlich gut versteckt – darüber ärgere ich mich selbst als Power User.
Mit dem Setzen einer kleinen, unscheinbaren Checkbox in der Definition des Inhaltstyps im MOSS oder SharePoint 2010 werden die Eigenschaften des Dokumentes nun prominent im Dokument angezeigt – ganz ohne suchen.
Gehen sie dazu wie folgt vor: Rufen sie den entsprechenden Inhaltstyp in der SiteCollection auf oder, wenn die Inhaltstypen in SharePoint 2010 zentral gepflegt werden, die entsprechende SiteCollection. Wählen sie anschließend unter Einstellungen den Punkt „Einstellungen für den Dokumentinformationsbereich“. Aktivieren sie im Bereich „Immer anzeigen“ die Checkbox und bestätigen diese Eingabe mit ok.
Veröffentlichen Sie anschließend den Inhaltstyp erneut (Veröffentlichung für diesen Inhaltstyp verwalten -> Veröffentlichen).
Sobald sie nun in einer SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek ein neues Dokument mit diesem Inhaltstyp anlegen, werden die Eigenschaften nach dem Öffnen des Office-Clients unter der Ribbon-Bar prominent angezeigt.
Neu in SharePoint 2010: Auch die Unternehmensstichwörter und der Taxonomie-Store können so bequem genutzt werden.
Ab jetzt gilt die Ausrede „Meta-Daten pflegen ist umständlich“ nicht mehr
Hinweis: damit die Pflege im Client auch funktioniert, muss die Adresse des SharePoints als vertrauenswürdige Seite im Internet-Explorer hinterlegt werden (Extras -> Internetoptionen -> Registerkarte Sicherheit).
